【Evernote】書類整理はスマホでパシャっと

こんにちは

PRECIOUS DAYS 整理収納サポートメンバー

ライフオーガナイザー(R)松本みつよです。

「紙で取っておいた方が安心」「やっぱり紙でみたいから」そうやってたまりがちな書類。ですが長い期間、とても書類が多い職場で働いていた私は紙で取っておく非効率さをしみじみと味わいましたので、家庭ではできるだけ「紙で持たない」を心がけています。

「安心」が実は不便のタネに

さて、私が働いていた職場で書類がとても多かったのはその書類は20年という保存義務があったからでした。
それでも私が退職する頃にはインターネットが発達し、紙の書類を郵送で送ることはほとんどなくなり、並行して書類の保管についてもほとんどがPDFデータで済ませられるようになっていました。

しかし一方で保存期間というものがはっきりしていて処分時期がはっきりわかる状態、かつデータ化がどんどん進んでいるにも関わらず、「とりあえず取っておこう。なんかあったら困るから。」という考えも残っていました。

ところがいざ参考資料として使いたいとなったとき、お目当ての書類をそんな書類の山から探すのは至難の業。

PDFデータ化された書類であればデータの名前(ファイル名など)をわかりやすくすることで、紙の書類を探すよりずっと時間を短縮できます。

例えば、データの名前に、困った場面を想像してメモを入れます。
20191001〇〇〇(▲の対応した)といった感じです。

わかりやすいファイル名をつけた過去の自分にずいぶんと助けられました。

紙よりデータの方が探しやすい!

紙の書類が多い職場にいたからこそこの探しやすさは、はっきりと身にしみました。

 

家庭の書類整理に取り入れてみる

しかし家庭には職場のように専用のスキャナーはないし、プリンターでのPDFデータ化はめんどくさい。

そんな私が活用しているのはEvernoteです。

学校からのお知らせやマンションのメンテンナンスのお知らせ等、一定期間の保存が必要なものは、スマートフォンのメモアプリ「Scannable」で撮影、「Evernote」に保管しています。

 

タイトルに、日付(日程があれば、その日付、あるいは、最終期日)とプラス内容を入力します。

日付を入れるのは、その一覧を見たときに、期日が過ぎていれば、そのまま削除できるためです。

仕事の書類とは違い、家庭での書類は、保管するのは〇月〇日までと決められていることはありません。

自分で「いつまで」ということを決める必要があります。

内容は、自分が検索するときに使いそうなワードにしています。

削除するときは、指でスライドして、削除すればOK!

紙で保管してしまうと、段々とたまっていき、処分をしようとしても内容の確認や個人情報の削除などに時間を取ることになります。

スマホのアプリ「Scannable」で撮影、「Evernote」に保存の流れは、時間にしても1分ほど。

その1分の作業をすることで、探す手間と書類整理にかかる時間を大幅に削減できています。

 

「Scannable」不要!削除も不要!

 

しもむら
みっちゃん、Evernoteのアプリで写真を撮ってもScannableと同じことができるよ。つまりスScannable使わなくていいかも・・・・^^;

 

え?なんとこのブログを下村に見せたら、こんなコメントが返ってきました。

さらに

しもむら
みっちゃん、Evernoteの良さはデータを入れ放題なのでいちいち不要なものを削除しなくていいところだよ。むしろ削除しない方が便利に使えるんだよ ^^;

なんと!!

ということはさらに簡単にPDF化できるということ・・・・・。

私のようなことにならないためにも下村のレッスンを受けてみてはいかがでしょうか?

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パソコンはなんでも保存してくれる便利な箱ですが、たくさんファイルを入れすぎ、フォルダを作りすぎ、写真を保存しすぎて散らかりやすい場所でもあります。

仕事で使うのであれば「必要なものがすぐに見つかる...

 

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