【書類整理】ファイリングでは片づかない理由

書類の整理に困る方はとても多いです。

先日 楽育塾の福原生恵さんにも

「志保美さんにファイリング習ったら片づくかなぁ」と相談されましたが、

片づかないと思います!

きっぱりお返事させていただきました。

それは福原さんがどうのこうの・・・ということではなく、

「ファイリングを頑張っているけど片づかない!」というお客様を多く見ているからです。

むしろ「きちんとファイリングすれば片づくはず!」とファイルやボックス、インデックス、仕切りなどを購入し、ラベリングはラベルライターを使い、一生懸命努力しているのに

「必要な書類がいつも見つからない」

「机の上に書類がたまってしまう」というお悩みを抱えていらしゃるかたは本当に多いです。

うまくいかない理由は二つあります。

1. 面倒なことは続かない

きちんと目を通して、

カテゴリーに分けて、

インデックスをつけて(ラベリングして)

ファイルに挟んで

ファイルボックスに入れて
(このボックスが重い・・・・)

棚に戻す

・・・この工程をしようと思うと「忙しいから後で」「面倒だから後でまとめて」と先延ばしにしてしまい、、結果、「ファイリングする書類」「ファイリングに戻す書類」が机の上にたまってしまいます。

2. 溜まる仕組みだから

ファイリングは書類保管、保存の仕組みです。

つまり入れっぱなしにするには「きれいに収納する」目的は達します。

が、「出す」仕組みまでできていますか?

殆どの書類は使うために持っています。

保存期限の終わった書類は処分、

本体を処分した取扱説明書保証書は処分

そこをこまめにやっていかないとどんどん溜まる一方です。

たくさんあると探す時が大変!

ファイルがどんどん増えていき収納場所も必要になってきます。

書類は保存する仕組みよりも、出す仕組みの方が大切なのです。

家庭の書類の「出す仕組み」は拙著に詳しく書いています。

書類は保存しない!

私はファイリングというものをしていません。

原本が必要な書類以外は処分しています。

(わが家の家庭の書類はこれだけ)

もちろん後で見返したり、参考にしたいものもありますのでそういうものは全てスキャンしたり、スマホで写真に撮ったりしてデジタル化しています。

「紙で見たい」ものは必要な時にプリントアウト。

デジタル化したものは殆どEvernoteで管理しています。その書類が必要な時には検索するのでたくさんの書類を「どこどこ?」と探す必要もありません。

たくさん書類があるから混乱するのです。

「保存期間が過ぎたら処分する」」というのは実は一番難しいこと。

だから書類が自分の手元に入ってきたら即デジタル化します。

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