書類整理に大切な2つのこと

どうやら私は書類の整理が得意、という印象を持たれているようです。
では書類整理が得意、うまい書類整理とはいったいどういうことでしょうか。

きれいにファイリングすること

ライフオーガナイズを学ぶ前は細かくファイリングし、きちんとラベルや見出しをつけて整理することが、書類整理の王道であり正解だと思っていました。

しかしそれは「収納のための収納」でした。

なぜならファイリングした瞬間は美しい収納だけれど使っていくうちにだんだん崩れてくるからです。



たとえば学校プリント。
4月5月あたりはいいのですが、だんだん適当に突っ込むようになります。
また、受け取った書類をどんどんファイルはするのだけれど、不要なものを出すことをしないからファイルがどんどん分厚く重く、扱いにくく育っていく。

そして出し入れがさらに億劫に適当になっていく。

ただし、ファイルには入れているのでなくすことはないし、一見美しい収納に見えました。


「出す」を意識する

書類整理で意識したいのは「入れる」ではなく「出す」ことです。

1.必要なときに取り「出す」

保険証券、家の登記簿などは「保存」が目的ですが、ほかの多くの書類は必要なときにさっと取り出せることが重要です。

さっと取り出すための一番シンプルな考え方は全体の量を少なくすること。

全体量が少ない=探す範囲が少ない=探しやすい

また物理的にもファイルボックスなどがギューギューになっているよりもスカスカのほうが取り出しやすいですよね。

2.不要になったら「出す」仕組み

全体の量を少なくするためには不要なものを出す仕組みが必要。
これは書類が入ってきたときに処分していい日を書類に目立つように書き込む(付箋をつける)などしておくと整理しやすいです。
食品の消費期限を書いておくような感覚です。

↑で私が失敗した学校プリントの話は出す仕組みがなかったのでどんどん溜まっていった例ですね。

そうはいっても捨てられない

そもそも原本が必要な書類ってあまり多くありません。

しかし仕事の書類やセミナーを受講したときのレジュメ、学校プリントだって

「原本はいらないかもしれないけれど手放してしまうのは何となく不安」

そのお気持ちもわかります。

そんなときに便利なのはスマホでパシャッと写メをする、スキャナーを使ってPDFにするデジタル化です。
紙で見るよりはみにくいかもしれませんが、

今必要な書類が探しやすい・取り出しやすい

将来必要になるかならないかわからない書類のために、今必要な書類が探せないのは変です。



ただし写メやPDFのままだとそれが整理しにくいし探しにくいのでEvernoteを使うことをお勧めします。

私はEvernoteを使うようになって自分が今まで書類の整理の間違いに気が付きました。

書類の整理に大切なことは必要なものがすぐに取り出せる仕組みなのです。


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