「書類整理のコツ」はこれを決めること


書類の整理、好きですか?

「苦手で苦手で困ってます!」っていう方は、どこに困っていますか?

たとえば数年前までの私

学校プリント、取り扱い説明書、自宅関係の書類・・・・

ファイリングは大好き!「キチンと分けて」「ラベリングして」の作業は大好き。

だけど、使ったものを戻すのがめんどくさい・・・

メンドクサイからいつのまにかぐちゃっとごちゃっと・・・なりがち。

ぐちゃっととちゃっとなるデメリットは必要なものがすぐに探せないこと。

数が少なければいい

たとえぐちゃっとなったとしても、数が少なければ探しやすい。

そう、書類の片づけがうまくいかない一番の原因は

「出す仕組み」がないこと

書類の片づけ=きれいにファイルすること

ではありません。

使いたい時にいかに使いやすくするか。

書類整理 ステップ1

入ってきた書類を一時保管箱や進行中の箱に入れます。


できれば封筒に入っていたものは封筒から出し、クリアファイルなどに入れる。こうすることで厚みが減りますし、見た目もすっきり。
必要な時にも探しやすい。


書類整理 ステップ2

その書類の処理が終わったら

クレジットカードの明細であればチェックがすんだら、
学校の行事のプリントであればその行事が終わったら
進行中の案件の書類であれば、一段落着いたら

または箱がパンパンになってきたら

保管するものか、処分するものかを決めて移動します。


ご注意

一時保管箱(進行中箱)は一個にすることがお勧め

一個じゃ足りないという方は

「超急ぎ」「その他」
「仕事」「プライベート」

ざっくりと2箱に分けましょう。

箱が増えれば増えるほど「一時的なもの」が溜まり、処理が大変になります。


書類整理 ステップ3

保存箱のメンテナンス。

これは学校関係であれば3月とか、4月のはじめ等のタイミングをきめてもいいし、単純に箱がいっぱいになってきたら、本当に必要なものだけ残す作業にしてもいい。


「出す」仕組みを作る

収納する仕組みはできているけど「出す」仕組みがないから溜まる。

溜まるから探しにくい。

ちなみに私は家庭用の書類はファイルボックス2個程度で十分収まっています(^^)。

面倒なファイリングもしていません。

それはなんといってもEvernoteを使っているから。

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