書類整理がうまくいく3つの分け方

(書類整理サポートの一場面です。要不要などの仕分けはお客様ご本人にやっていただくしかないのですが、迷った時は整理方法をご提案できますし、デジタル化やシュレッダー処分のお手伝いもできます。何より一人で書類と6時間向き合うのはキツイ。
オーガナイザーと一緒であれば頑張れます。)



家庭の書類だけでも油断するとあっという間に積み上がってしまいますが、仕事の書類がそこに加わるとさらに大変。
増えれば増えるほど探しにくく、また片づけも億劫になる書類、紙ものは苦手とおっしゃる方が多いですが、コツとポイントを抑えれば実はそこまで強敵ではありません。

書類整理はまず3つに分けるところから考えます。

1. 原本が必要なものかどうか

原本が必要なものは置いておくしかありませんが、スキャンや写メでデジタル化すればいいものもたくさんあります。
デジタル化することで紙の絶対量が減ります。

量が減ると整理がしやすくなります。
量が減ると探しやすくなります。
量が減ると、少し増えると「増えた!整理しよう」に気がつきます。

2. 保管か保存か

例えば同じ保険の書類と言っても、保険証券は保存。一度ファイリングしたらなかなかそこから取り出すことはありません。
(内容がみたい、という時のために写メを取っておくのも有効です。)
これらの保存はこのようなポケットタイプのファイルが便利です。

しかし毎年届くご契約内容のお知らせは、新しいものが届いたら古いものは不要になります。
差し替えが必要です。
ポケットタイプのものは面倒ですから取り出しや差込がやりやすいクリアフォルダに入れてファイルボックスなどにぽいと入れた方が便利です。

さらに保存するもの(証券など一年に一度も使わないもの)は取り出しにくい場所でOK。

保管するもの(一年に一度以上入れ替えたりするもの)は比較的手に取りやすい場所に。
証券等と分けることでファイルやファイルボックスが軽くなり、差し替えての手間も楽チンです。

3. 人ごとに分ける

保存するもの(あまり動きがないもの)をファイリングする際、

例えば保険であれば会社ごとに分けたくなりますが、家庭の書類であれば人ごとに分けた方が使う時に使いやすいです。
保険を使う時のことを想像すると「私が入院して医療保険を使う」「夫が怪我をして」・・・って感じですからね。

さらにこの段階で
・原本
・動きがあるものは別の場所
・人別

と、量がかなり少ないので、家庭の書類であれば「保険」とか「銀行」とか細かく分けなくても一人一冊ずつのファイルで住むことがほとんどです。

細かく分けすぎないことも書類整理成功の秘訣です。

書類整理がうまくいく3つの分け方 まとめ

1. 原本
2. 保管(定期的に入れ替え)か保存か
3. 人ごと

まずは減らせるものを減らしてシンプルに考えていきましょう

デジタル化したものの整理にはEverote(エバーノート)が便利です。

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