書類やメールは「失くさない・探さない・片づけない」収納で【Evernote】

プライベートではペーパーレスなことが多くなり、連絡手段もLINEやメッセンジャーなどどんどん簡素化されていますが、仕事をする上ではまだまだ「メール」「書類」のやり取りは必須です。どうやって整理していますか?

メールの整理

以前私は受信トレイにフォルダ分けして入れていました。
しかしこの方法だとやり取りする相手が増えれば増えるほどトレイが増えていき、メールを探す代わりにそのトレイを探すことになります。

また受信トレイやメールアプリの中自体が検索できるようになっているので、件名や差出人の名前を手掛かりに検索してお目当てのメールを探す方法。
悪くはないのだけれど似たようなワードが入ったものも全て拾ってきたり、差出人名がはっきりしない時(漢字かアルファベットかニックネームかなど)は上手く出てきません。

書類の整理

クリアフォルダーやファイルボックス等書類整理グッズを使って、ファイリングする方法は従来の方法。

メリットは紙でもっている「安心」。
デメリットは時間がたつにつれ量が増えてきて

・場所をとる
・探しにくい

この2点がすぐ思いつきますが、ほかには

・ファイルボックスやフォルダーが重くなって取り出しにくい
・戻すのが面倒で出しっぱなしになる
・量が増えると廃棄するときのシュレッダーなど手間がかかる

こんなこともあります。

また21世紀ならではの整理の難問は

情報の整理

書籍にのっていた役立ちそうな情報、インターネットの中の有益な情報、「便利そう」「あとでゆっくり見よう」と思いプリントしたものの・・・・
いつの間にか何がどこにあるのかわからなくなり、気が付くと情報が古くなり使えないものになっていることも。

情報は次から次へとどんどん増えてきます。
古い情報を処分し新しいものに差し替える・・・のが理想だけど「紙、ブックマーク、本」すべてを整理するのはとても追いつきません。

整理が大変な理由は

そもそもメールや書類、情報などの管理が難しいのはいろいろな場所に点在しているからです。

メールはパソコンやスマホのメールフォルダの中に
書類は棚や引き出しの中
情報は紙だったりネットのなかのブックマークだったり

だから管理しにくいし忘れてしまう、見落としてしまう。

私はEvernoteにまとめています。

・メールはEvernoteの転送機能を使ってEvernoteに保存。
・書類はスキャンまたは写真にとってEvernoteに保存
・情報はインターネットからダイレクトにEvernoteに保存

これらを関連するモノごとに一つのフォルダ(ノートブック)にまとめることでさらに使いやすくなります。

A様というお客様に関連することはA様ノートブック
Bというプロジェクトに関することはBプロジェクトノートブック
Cという商品に関してのことはC商品ノートブック

A様のことはあちこち開かなくてもEvernoteのA様ノートブックを開けば
メール・書類・写真・WordやExcelファイル・メモ、インターネット上の役立つ情報・・・全て入っている

これができるものって他にありそうでないのです。

情報の一元化で効率化

Evernoteは複数の形のものを一か所(ノートブック)にまとめることができます。
さらにそれをパソコンからもスマホからも使えます。
パソコンが苦手な方はスマホだけの操作でも問題ありません。

外出先で気になったことはスマホでチェック。
情報の整理や長い文章を入力する時はパソコンで。

そしてパソコンやスマホを買い換えたとしてもアプリにログインするだけで大丈夫。
面倒なデータの移し替えはありません。
(突然スマホやパソコンが壊れしまったとしてもデータは無事!)

Evernoteが使えるようになると、

紙の書類そのものを減らすことができます。
おめあてのものはEvernoteの中を検索してすぐに取り出せます。
書類を見終わったらスマホやパソコンを閉じるだけ。「片づける」一手間がありません
実際の書類を取り出さないので部屋が散らかりません

Evernoteは難しいアプリではなくLINEやメールができて写真が撮れれば誰でも使えます。
ただ、「便利に使う」にはコツが必要です。



2017年11月からのEvernote講座は「必ず使えるようになる」をゴールにリニューアルしました。

「必ず使えるようになる」ために無料で再受講システムもつけました。
忙しいのであれば「探す・片づける・整理する」の手間を省く仕組みを取り入れること。
今までのやり方で上手くいかないのであればやり方を変えてみることも大切です。


必ず使えるようになるEvernote活用講座

各STEPとも最大6人までの少人数制できめ細かな対応&無料再受講システムでスマホやパソコンの操作が不安な方も安心してご受講いただけます。

詳細はこちら☆

日程

【週末コース】
STEP1 : 2017年11月18日(土曜日)10:30-13:00(一粒万倍日)
STEP2 : 2017年12月 2日(土曜日)10:30-13:00
STEP3 : 2017年12月 2日(土曜日)14:00-16:30

【平日コース】
STEP1 : 2017年12月 1日(金曜日)10:30-13:00(一粒万倍日)
STEP2 : 2017年12月15日(金曜日)10:30-13:00
STEP3 : 2017年12月15日(金曜日)14:00-16:30

2時間30分×3回 (1日目 STEP1  2日目 STEP2 & STEP3)
今後定期的に開催し日程を追加していきますので2日目のご都合が悪い場合は別日程に振替可能です。
(日程リクエスト受け付けます)

参加費 

全3回 20,000円(税込21,600円)

アフターフォロー

・レッスン終了後はFacebookグループでフォローいたします。
・各ステップそれぞれ3回まで無料で再受講できます。
・2017年10月までにEvernoteレッスン(プライベート含)をご受講いただいた方はSTEP3のみの受講も可能です。(参加費5,000円で3回まで再受講可)

会場

東京都江東区 詳細は参加確定後お伝えします。
講師自宅(地下鉄東西線南砂町駅・都営新宿線大島・総武線亀戸駅)/ お車でもご来場いただけます。

※全国出張レッスン対応いたします。
※PCの貸し出し有ります(1台のみ。予約制)
※安全上の理由によりお子様連れでのご受講はご遠慮ください。(プライベートレッスンをご利用ください)
※原則として女性限定とさせていただいておりますが、ご紹介等の場合はご相談ください。

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