書類の効率的な整理方法とは




かつての私はどんどん増える書類の海にうんざりしていました。
当時は仕事の書類ではなくほとんど家庭の書類しかなかったはずなのに。
だけど書類を入れたファイルボックスは今の何倍もありました。

家庭の書類

ファイルボックス1個

現在わが家の家庭の書類はファイルボックス1個に収まっています。
娘が高校生の時はこれにプラスしてクリアフォルダーが一冊あっただけ。


仕事の書類

・認定証とかディプロマとかが入ったクリアフォルダー一冊
・お客様とやりとりした書類で原本の保管が必要なもの(お客様ごとA4一枚ずつ)
・資格取得のために受講した講座のレジュメ(デジタル化不可のもの)

こちらはファイルボックス2つ分とクリアフォルダー2冊

私の仕事は比較的「原本」を置いておかないといけないモノは少ないと思います。

書類の効率的収納とは

必要なモノがすぐに取り出せるかどうか

そのためにまず考えるのは「原本」(オリジナル)が必要なのかどうか。
私は原本じゃないとだめなもの以外はスキャナーや写メでEvernoteやDropboxなどのクラウドに入れます。
こうすることで量が激減します。

簡単に片づけられるかどうか

私が書類整理で一番億劫だと思うのは、新しく入ってきた書類をしかるべき場所に収める作業。
かつて入ってくる書類を「ちゃんと整理しなくっちゃ」と思っていた時期は、いちいちクリアフォルダーのしかるべきページに入れることが面倒でした。

イヤイヤやるか「あとでやろう」と適当な場所に溜めることもありました。

そしてその書類が必要になった時に取り出すのも面倒だし、使った後片づけるのがさらに面倒。
適当なページに突っ込むこともありました。



しかしEvernoteを使うようになると、原本が必要じゃないモノはスキャンか写メで取り込めばいい。
スマホさえあればすぐできます。

さらに使う時もスマホさえあれば、家の中でも外出先でも場所を選びません。
夜ベッドの中でふと「あれ?どうだっけ?」と思い出してもすぐ確認できます。



使い終わってもスマホを閉じるだけ。
溜まらないし、散らかりません。

書類の整理がうまくいかない理由

量が多すぎるからです。
自分の管理できる量を超えて持ちすぎているからです。

まずは原本が必要なモノだけを整理する。
他のモノはEvernoteなどのクラウドを活用。



「そうはいってもじっくり紙でみたい」
「紙で見る方がすき」

そんなかたは必要な時にプリントアウトすればいいだけ。

紙もインクも、普段書類に煩わされる手間を考えるともったいなくはありません。

書類の効率的な収納は「きれいにちゃんと」ではなく「必要なものがすぐとりだせる収納」です。



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