書類の整理が苦手な人こそやって欲しいこと

こんにちは
東京江東区暮らしの仕組みづくりサポーターライフオーガナイザー下村志保美です。

2016年3月8日にNifty様にておたよりBOXアプリを愛用されている方向けに利き脳整理術講座をさせていただきました。
参加者様のお申し込み時のメッセージ、そして講座終了後のアンケートを拝見すると書類の整理にお悩みの方がほとんどでした。

「書類」のお悩み

じゃあ、具体的にどんなお悩みがあるのでしょうか。

収納スペースが足りない

子供関係のプリントはどんどん入ってくる。特に年度の変わり目はうんざりするほど。
家電などの取り扱い説明書、保証書、「どこまで保存すればいいのか」
スマホを買い換えたらその契約書類だけでも何枚にもなる!「全部とっておかなくてはいけないの?」
領収証や役所関係のもの「何が大事で何が不要なのかわからない」

書類が増えるとそれを保管しておくためのファイルやBOXも増えていき、収納スペースを圧迫します。

必要な時にすぐに取り出せない

「絶対に捨ててはいない。多分この辺にあるはず。でも見つからない!」
冷蔵庫の扉に貼ったつもりだったのに・・・
スマホで写メしたのに。写真のフォルダを探したけどどこにあるか見つけられない

忘れてしまう

提出物の期限をうっかり忘れるだけでなく、そんな提出物があったことすら忘れてしまう。
まだ先だとおもっていたのに・・・・忘れないように冷蔵庫に貼ったに。

悩みの原因は実は一つ

様々なお悩みがありますが、原因はたった一つ

量が多すぎることです。

量が多いから収納スペースが足りなくなります。
量が多いから探すのが大変。
量が多いから他のものに紛れて分からなくなる。

じゃあ、どうすればいいのでしょうか?

(我が家の「書類」はほぼここだけです。(仕事の資料除く))

DSC_1528加工済み


分けてみる

まずは分けることから始めます。
皆さんは「書類を分ける」というとどうやって分けますか?
たとえば「学校」「家電」「領収証」「生協」「習い事」「保険関係」・・・こんなカテゴリーに分けていませんか。

この分け方も間違いではありませんが、こうやって分けると、書類が入ってきた時にどんどんそれぞれのカテゴリーのBOXやファイルに書類が溜まっていくばかりです。

溜まっていく=量が増える → 不要なものを処分するタイミングがわかりにくい → 処分しない →溜まっていく=量が増える

と悪循環の始まりです。これを防ぐためには次のことが大切です。

長期保存?短期保存?

例えば4月にもらう年間行事予定は1年間保存する「長期保存」。
一方、「参観日のお知らせ」「遠足のお知らせ」等は行事が終わってしまえばいらなくなる短期保存。

生協や保険の契約時の書類は「長期保存」
毎月の明細や、一年に一度届く「契約内容のお知らせ」は「短期保存」

長期保存は従来のやり方でいいと思いますが、短期保存を分けることで書類がうまく循環します。

長期保存のものは棚の上の方、もしくは一番下などの取りにくい場所でOK。

短期保存は使いやすい、目につきやすい場所にまとめておきます。

短期保存の中はあまり分けない

短期保存のものはざっくりとクリアファイルにまとめます。
まとめておくことで頻繁にそのファイルを触ることになります。

頻繁にそのファイルの中身を見ることで

期限を忘れる
処分するのを忘れる

が、防げます。

DSC_1530加工済み

ここにあるのは長期保存のみ。私は「短期保存」はEvernoteエバーノートで管理しています。
しかし、こうやって記事をかいてみるとまだまだ改善できるようなきがしてきました。


「時間」はファイリングの味方

書類の整理=ファイリング、というとついついカテゴリーに分けることにこだわってしまいますが、
時間別(時系列)に分けることも実はファイリングに大切なことです。

まずは学校のプリント、生協の書類、保険の書類など、一気にやろうとせずまずは、どれか一つからおためしくださいね。






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